Cobranzas con alerta automática

Desafío

Una distribuidora mayorista de insumos para gastronomía vendía a cuenta corriente a unos 40 clientes —restaurantes, hoteles y cadenas de comida— cada uno con su propio plazo de pago acordado según el volumen que compraba: algunos a 15 días, otros a 30. El seguimiento de quién había pagado y quién no vivía en una planilla compartida que administración actualizaba a mano, cruzando los pagos que iban entrando contra la lista de facturas emitidas ese mes. El reclamo por una factura vencida no salía automáticamente: dependía de que alguien se sentara a revisar la planilla completa, identificara qué clientes seguían sin pagar y recién ahí mandara el recordatorio. Con 40 clientes y plazos de pago distintos venciendo en fechas distribuidas a lo largo de todo el mes, esa revisión no siempre se hacía el mismo día que vencía la factura — a veces pasaba una semana o más antes de que el primer reclamo saliera, y ese atraso se sumaba directamente al tiempo real que la distribuidora tardaba en cobrar lo que ya había entregado.

Solución

Construimos un agente que revisa el estado de cada factura contra su fecha de vencimiento todos los días, sin esperar a que alguien abra la planilla. Apenas una factura cumple el plazo pactado sin registrar el pago correspondiente, el agente dispara automáticamente el recordatorio al cliente, con el monto y los datos de la factura correspondiente. El agente también prioriza los casos según el monto adeudado y los días de mora acumulados, para que si administración tiene que intervenir personalmente en algún caso puntual, sepa por cuál empezar. Cada gestión queda registrada, así que el historial de reclamos por cliente está disponible sin tener que reconstruirlo de memoria.

Impacto

El primer reclamo deja de depender de que alguien se acuerde de revisar la planilla ese día en particular: sale el mismo día en que se cumple el plazo, todas las veces. Eso achica la distancia entre el momento en que una factura vence y el momento en que efectivamente se empieza a gestionar su cobro. La gestión de cobranzas también deja de ser pareja para todos los casos por igual — al priorizar por monto y mora, el tiempo de administración se concentra primero en los clientes que representan mayor impacto para el flujo de caja de la empresa, no en el orden en que aparecen en la planilla.