Cotizaciones asistidas

Desafío

Armar una cotización dependía de un asistente comercial que tenía que consultar tres fuentes distintas: la lista de precios vigente —una planilla que se actualizaba semanalmente—, el stock disponible por depósito en el sistema de gestión, y las condiciones comerciales particulares de cada cliente —descuento acordado, plazo de pago, forma de entrega— cargadas en el CRM. Ninguna de esas tres fuentes se comunicaba entre sí, así que cruzarlas a mano era el paso obligado antes de poder cotizar cualquier cosa. Ese cruce manual insumía entre 20 y 30 minutos por cotización, según la cantidad de productos solicitados. En una jornada con 10 o 15 pedidos de cotización, buena parte del día del asistente comercial se iba en búsquedas y sumas, no en atender al cliente. El margen de error tampoco era menor: si la planilla de precios no estaba en su última versión, o si se pasaba por alto la condición especial de un cliente, la cotización salía mal y había que rehacerla — a veces después de que el cliente ya la había recibido.

Solución

Construimos un agente que consolida automáticamente las tres fuentes de las que dependía cada cotización: la lista de precios vigente, el stock disponible por depósito y las condiciones comerciales particulares de cada cliente. Apenas entra un pedido de cotización, el agente identifica los productos solicitados y cruza esos tres datos en simultáneo para armar la propuesta completa. Antes de entregarla, el sistema verifica que el precio corresponda a la última actualización de la lista, que haya stock suficiente para cumplir el pedido, y que el descuento aplicado sea el que corresponde a ese cliente en particular — no uno genérico. El asistente comercial recibe la cotización ya armada, la revisa y la envía, en vez de construirla desde cero.

Impacto

El tiempo que antes se iba en buscar y cruzar información a mano ahora se destina a revisar y confirmar una propuesta ya armada, lo que le devuelve al equipo comercial capacidad para atender más pedidos de cotización en la misma jornada sin necesidad de sumar personas. Al eliminar el cruce manual entre planilla, sistema de stock y CRM, también se elimina la principal fuente de errores del proceso: usar una versión vieja de precios o pasar por alto una condición especial de un cliente. Las cotizaciones salen consistentes desde la primera vez, sin depender de que quien las arma se acuerde de revisar cada fuente por separado.