Automatizar vs. rediseñar: cuándo el problema no es la herramienta
A veces el proceso está mal diseñado desde el principio, y ninguna herramienta lo arregla. Cómo distinguir un problema de herramienta de uno de diseño.
Equipo PANGEA
Hay una pregunta que casi nunca se hace antes de automatizar un proceso, y que debería ser la primera de todas: ¿este proceso está bien diseñado? Automatizar un proceso mal diseñado no lo mejora — lo hace más rápido, pero sigue siendo el mismo problema, solo que ahora ocurre con más velocidad y menos visibilidad de lo que está pasando mal.
La señal más clara de que el problema es de diseño y no de herramienta es cuando un proceso pasa por más manos o más pasos de los que su resultado final justificaría. Si una cotización pasa por tres personas antes de salir, y las tres solo están copiando información de un lugar a otro sin agregar ningún criterio propio, el problema no es que falte una herramienta que copie más rápido — es que ese paso intermedio no debería existir.
La diferencia práctica entre automatizar y rediseñar es esta: automatizar toma el proceso tal como está y le agrega velocidad. Rediseñar pregunta primero si ese proceso, en su forma actual, es el que debería existir. La mayoría de las veces, la respuesta correcta es una combinación de ambas — pero el orden importa: rediseñar primero, automatizar después, nunca al revés.
Automatizar un proceso mal diseñado no resuelve el problema. Lo hace más rápido y más difícil de notar, porque ahora ocurre en segundos en vez de en días.
¿Cómo se distingue un problema de herramienta de uno de diseño, en la práctica? Con una pregunta simple: si mañana apareciera la herramienta perfecta para este proceso, ¿el resultado final mejoraría, o solo llegaría más rápido al mismo resultado de siempre? Si la respuesta es "solo más rápido", ahí está la señal de que conviene rediseñar antes de automatizar.